Palkkahallinto on erittäin kriittinen osa yrityksen toimintaa. Palkat on maksettava ajallaan ja oikein, sekä huolehdittava näihin liittyvät viranomaisvelvoitteet. Työn haastavuus voi yllättää yrityksessä, jossa palkanlaskenta toteutetaan alusta loppuun itse. Tehtävä hoidetaan tyypillisesti jonkun toisen toimen ohella ja kaikki palkanlaskentaan käytetty aika on pois henkilön varsinaisesta työstä. Tällöin palkanlaskennan ulkoistaminen vapauttaa aikaa tuottavamman työn tekemiselle, eli ydinliiketoiminnalle.  

Osaaminen vaatii jatkuvaa tiedon päivittämistä

Työehtosopimukset muuttuvat jopa vuosittain. Niihin perehtyminen, lainsäädännön tulkinta ja käytännön soveltaminen voi olla vaikeaa sekä viedä kohtuuttomasti aikaa. Palkanmaksuun liittyy myös viranomaisvelvollisuuksia, kuten tulorekisteri-ilmoitukset, jotka on hoidettava ajallaan ja oikein. Kun palkkahallinto on ulkoistettu, ammattilainen hoitaa tarvittavat ilmoitukset aina ajantasaisten vaatimusten mukaisesti. Tilitoimisto kouluttaa henkilökuntaansa jatkuvasti ja on aina tuoreimman tiedon äärellä. 

5 hyvää syytä, miksi palkanlaskennan ulkoistaminen kannattaa: 

1. Aikaa vapautuu ydinliiketoimintaan ja sen kehittämiseen 
   
2. Ammattitaidon tai tiedon puutteesta johtuvat virheet jäävät pois 
   
3. Viranomaisvelvoitteet hoidetaan aina täsmällisesti ja oikein 
   
4. Ulkoistaminen tuo turvaa ja jatkuvuutta, kun palkanlaskenta ei ole yhden ihmisen varassa 
   
5. Parhaimmillaan ulkoistaminen tuo yritykselle jopa kustannussäästöjä! 

Selkeyttä, täsmällisyyttä ja tasapuolisuutta palkanmaksun prosesseihin

Ulkoistaminen tuo selkeyttä prosesseihin, kun ammattilainen huolehtii, että lomapäivistä on tarkka seuranta, liukuvan työajan saldokertymät ja pekkaspäivät eli työajan lyhennysvapaat ovat aina ajan tasalla ja laskennat tapahtuvat työehtosopimuksen mukaisesti. 

Joskus työpaikoilla voi vallita vanhoja tapoja, jotka eivät ole enää nykylainsäädännön mukaan sallittuja. Tällaiset toimintatavat ovat yrityksen näkökulmasta hankalia, mutta niistä voi olla vaikea luopua, jos niihin on syystä tai toisesta totuttu. Näitä voivat olla esimerkiksi palkkaennakot tai muut työntekijäkohtaiset erikoiskäytännöt. Palkkahallinnon ulkoistamisen yhteydessä toimintatavat on luontevaa päivittää ajan tasalle ja siirtyä suoraviivaisiin ja yhtenäisiin prosesseihin, jolloin esimerkiksi henkilösuhteilla ei ole merkitystä ja palkanmaksussa siirrytään kohti tasapuolisempaa menettelyä. 

Prosessien päivittäminen nykymallin mukaisiksi sujuvoittaa käytäntöjä myös palkansaajien näkökulmasta. Tilitoimistolla on käytössä ajantasaiset järjestelmät ja esimerkiksi verkkopalkkalaskelmat on helppo ottaa käyttöön. 

Palkanmaksuprosessiin voi joskus liittyä myös herkiksi koettuja tietoja, kuten ammattiyhdistysten jäsenmaksut tai ulosottotilitykset. Nämäkin hoituvat ammattimaisesti osana prosessia, kun palkkahallinto on ulkoistettu. 

Ulkoistamalla kustannussäästöjä ja turvaa 

Palkanlaskennan ulkoistaminen tuo yritykselle usein myös suoria kustannushyötyjä. Ammattilaisen hoitaessa palkanlaskennan, yrityksessä voidaan keskittyä tuottavampaan työhön. Usein ammattilainen tekee työn myös nopeammin, kuin tehtävään vähemmän harjaantunut. Tyypillisesti ulkoistettaessa palkkapussin hinnaksi muodostuu noin 12 € – 15 €, riippuen palkansaajien määrästä. 

Tiedon puutteesta tai unohduksista johtuvista virheistä ja viranomaisvelvoitteiden laiminlyönnistä saattaa pahimmillaan koitua yritykselle lisäkustannuksia. Esimerkiksi myöhässä tehdystä tulorekisteri-ilmoituksesta seuraa myöhästymismaksu. Virheiden mahdollisuus minimoidaan, kun palkkahallintoa hoitaa ammattilainen, jonka tiedot ja taidot ovat ajan tasalla. Ammattilainen huomioi myös tietosuoja-asetukseen liittyvät tärkeät velvoitteet. Tilitoimistoilla on käytettävissä tätä varten tarvittavat työkalut ja ohjelmistot, eri kokoisten yritysten tarpeisiin. 

Tilitoimistossa on tavanomaisesti useita palkkahallinnon ammattilaisia, jolloin palkanlaskenta ei ole yhden ihmisen varassa. Tämä tuo turvaa ja jatkuvuutta myös esimerkiksi lomien tai sairastumisten varalle, jotta tärkeä prosessi ei vaarannu poissaolojen takia. 

Miten ja milloin palkanlaskennan voi ulkoistaa? 

Palkanlaskennan ulkoistamisen tilitoimistolle voi tehdä milloin vain. Usein ajatellaan, että ulkoistaminen on tehtävä vuoden alussa, mutta nykyään se ei ole lainkaan välttämätöntä. Tulorekisterin käyttöönoton myötä ei enää tehdä vuosi-ilmoituksia, joten ei ole mitään estettä, etteikö palkanlaskentaa voisi ulkoistaa myös kesken vuotta. 

Palkanlaskennan ulkoistaminen ei vaadi suuria ponnistuksia yritykseltä. Tyypillisesti tilitoimisto tarvitsee tiedot henkilöstön määrästä, palkkakaudesta, maksupäivistä ja noudatettavasta työehtosopimuksesta. Tämän pohjalta voidaan tehdä tarjous ja ottaa palkanlaskenta käyttöön sujuvasti. Palkkahallinto on mahdollista ulkoistaa myös omana osa-alueenaan, vaikka varsinaista kirjanpitoa hoidettaisiinkin yrityksessä itsenäisesti. 

Aallon Rätingillä asiakkaitamme palvelee aina tuttu, yritykselle nimetty kasvollinen palkanlaskija. Taustalla on myös isomman palkkatiimin tuki, joka tuo varmuutta arkeen. Käytössämme on valikoima erinomaisia sähköisen taloushallinnon järjestelmiä eri kokoisten yritysten tarpeisiin. 

Lue lisää palkanlaskennan palveluistamme ja Mepco HR-järjestelmästä, joka tukee yrityksen palkkahallintoa sekä tehostaa prosesseja, erityisesti, kun palkansaajia on paljon.

Jätä tarjouspyyntö, niin otamme yhteyttä, ja suunnitellaan juuri teidän yrityksellenne sopiva ratkaisu!

Artikkeli Palkanlaskennan ulkoistaminen – miksi se kannattaa? julkaistiin ensimmäisen kerran Rätinki.